Bisnis percetakan dan digital printing punya pola operasional yang beda dari retail atau jasa biasa — consumable impor, multi-gudang, dan HPP yang harus akurat sampai ke tinta dan varnish. Ini yang perlu diperhatikan saat memilih ERP.
Banyak software akuntansi dan ERP generik dirancang untuk pola bisnis yang relatif sederhana: beli barang jadi, jual barang jadi, catat marginnya. Masalahnya, bisnis percetakan dan digital printing jarang sesederhana itu. Tinta, varnish, dan consumable sering diimpor dengan kurs yang berfluktuasi. Sparepart mesin harus dilacak terpisah dari bahan baku produksi. Dan HPP (harga pokok penjualan) yang akurat butuh perhitungan yang menyertakan biaya impor, bukan cuma harga beli di invoice supplier.
Kalau software yang dipakai tidak dirancang untuk pola ini, hasilnya biasanya sama: tim operasional dan finance mengandalkan spreadsheet tambahan di luar sistem utama untuk “menambal” apa yang tidak bisa ditangani software-nya. Lama-lama, spreadsheet tambahan itu sendiri jadi sumber kesalahan.
Pertama, purchase order multi-currency untuk consumable impor. Tinta, varnish, dan sebagian besar consumable printing berkualitas masih banyak yang diimpor. Kalau sistem hanya mendukung satu mata uang atau mengharuskan konversi manual, setiap pembelian jadi pekerjaan ekstra — dan potensi salah hitung kurs jadi lebih tinggi, terutama kalau kursnya harus dicatat manual belakangan saat rekonsiliasi.
Kedua, biaya impor yang tidak otomatis masuk ke HPP. Ongkos kirim (freight) dan bea masuk adalah komponen biaya nyata yang mempengaruhi margin sebenarnya, tapi banyak sistem mencatatnya sebagai biaya operasional terpisah, bukan bagian dari harga pokok barang. Akibatnya, laporan margin per produk jadi tidak akurat — kelihatan untung di atas kertas, padahal setelah biaya impor diperhitungkan, marginnya jauh lebih tipis.
Ketiga, stok yang tercampur antara bahan baku, consumable, dan sparepart mesin. Percetakan biasanya mengelola beberapa kategori inventori sekaligus: bahan baku produksi, consumable (tinta, varnish), dan sparepart mesin untuk perawatan. Kalau ketiganya tercampur dalam satu daftar stok tanpa pemisahan gudang atau kategori yang jelas, stock opname jadi rumit dan risiko kehabisan stok kritis (mis. sparepart mesin yang jarang dipakai tapi vital) jadi lebih tinggi.
Beyond ERP-System dibangun pertama kali untuk operasional PT Panji Media Utama sendiri, sebagai distributor resmi mesin digital printing — jadi alur kerjanya memang lahir dari kebutuhan bisnis printing yang sesungguhnya, bukan ERP generik yang dipoles belakangan untuk industri ini. Beberapa hal yang langsung menjawab tiga masalah di atas:
Ketika HPP tidak akurat, keputusan bisnis yang dibangun di atasnya — harga jual, target margin, evaluasi supplier mana yang lebih menguntungkan — ikut tidak akurat. Sistem yang mencatat biaya impor secara otomatis ke HPP bukan sekadar soal kerapian administrasi, tapi soal apakah angka margin yang dilihat manajemen benar-benar mencerminkan kondisi bisnis yang sebenarnya.
Ini juga berlaku untuk industri manufaktur dan distribusi lain dengan pola serupa — bisnis apa pun yang bergantung pada bahan baku atau consumable impor akan menghadapi masalah yang sama kalau sistemnya tidak dirancang untuk itu sejak awal.
Ingin lihat langsung bagaimana purchase order multi-currency dan perhitungan HPP ini bekerja dengan data sungguhan? Coba demo interaktif Beyond ERP-System atau jadwalkan presentasi khusus untuk bisnis percetakan Anda.